Constituer un dossier qui permet de contester une décision algorithmique

Séparer les objets de la contestation

Une famille reçoit un refus d’inscription dans une activité municipale dont les places sont limitées. Le courrier comporte une mention du recours à un traitement algorithmique. Le parent estime que son foyer a été classé dans une mauvaise catégorie de ressources. Il demande simultanément son dossier, la correction du revenu retenu et une place. La première difficulté consiste à comprendre que ces trois demandes peuvent être fondées, mais qu’aucune ne produit automatiquement les deux autres effets.

Le droit d’accès aux données personnelles permet notamment de connaître les informations détenues sur la personne et, dans les conditions prévues par le RGPD, les informations utiles sur la logique d’une décision automatisée. Le droit de rectification porte sur les données inexactes. Le réexamen administratif vise la décision prise selon les règles du service. Une donnée corrigée aujourd’hui ne suffit donc pas à établir que le refus initial était illégal : il faut rechercher quelle donnée avait été utilisée et quelle règle était applicable au moment pertinent. ^[1]

La communication d’un document administratif constitue un autre objet. L’article L.311-3-1 du code des relations entre le public et l’administration prévoit la mention explicite du traitement algorithmique dans une décision individuelle prise sur son fondement et la communication, à la demande de l’intéressé, des règles et principales caractéristiques de sa mise en œuvre. Ce mécanisme accompagne la décision administrative ; il ne se confond pas avec l’accès à l’ensemble des dossiers personnels de tous les candidats. ^[2]

Le service doit qualifier les demandes d’après leur contenu, même si le parent n’utilise pas le vocabulaire juridique exact. Une lettre exprimant à la fois une erreur de revenu et une incompréhension du classement mérite plusieurs réponses coordonnées. Les réponses peuvent être réunies matériellement, mais elles doivent expliquer quel objet a été traité, par quel interlocuteur et avec quel effet. La coordination évite qu’une demande de réexamen reste sans suite pendant la préparation d’une extraction informatique.

Reconstituer la chaîne de la décision

Le dossier utile comprend d’abord la demande initiale, les justificatifs retenus, les informations entrées dans le système et la décision notifiée. Il précise la date de calcul et la version des règles appliquées. Conserver uniquement le revenu actuel dans la base ne permet pas de reconstituer un classement ancien. À l’inverse, conserver toutes les informations pendant une durée indéfinie serait une réponse disproportionnée. La conservation doit être organisée autour des finalités du traitement et des besoins légitimes de suivi des décisions.

Dans le cas fictif, le formulaire contient un revenu mensuel de 1 800 euros, tandis que le calcul a utilisé 18 000 euros à la suite d’une erreur de saisie. Le dossier doit permettre de repérer cette divergence. Une capture du classement final montre une position mais ne démontre ni la donnée d’entrée ni le lien entre cette donnée et la catégorie attribuée. Il faut donc préserver les éléments nécessaires à cette relation, avec des accès réservés aux personnes chargées de l’instruction et du contrôle.

Les informations réglementairement communicables sur le traitement comprennent le degré et le mode de contribution à la décision, les données et leurs sources, les paramètres et leur pondération appliqués à la situation de l’intéressé ainsi que les opérations effectuées. Cette liste fournit une structure utile pour expliquer le résultat. Elle impose de parler du traitement effectivement appliqué à la personne, plutôt que d’envoyer une présentation commerciale de l’outil ou une description d’un processus prévu mais non utilisé. ^[3]

Un prestataire qui détient les journaux nécessaires ne peut être le seul capable de reconstituer la décision. L’administration doit prévoir leur disponibilité, leur lisibilité et leur restitution lors du changement d’outil. La maîtrise exigée pour les décisions administratives automatisées ne se réduit pas à détenir une copie d’un programme. Elle suppose de pouvoir comprendre son application, les modifications intervenues et leurs conséquences dans le dossier individuel. Le contrat technique et les pratiques internes doivent rendre cette maîtrise possible. ^[4]

Produire une explication qui ouvre un débat

Une explication intelligible relie les informations du foyer aux critères de classement. Elle peut préciser que le montant de 18 000 euros a entraîné l’appartenance à une catégorie donnée, expliquer la pondération de cette catégorie et montrer la différence produite par le montant corrigé. Cette démonstration ne garantit pas l’attribution d’une place : la capacité disponible et les autres critères doivent encore être appliqués. Elle permet cependant de discuter un élément déterminant au lieu de contester un score opaque.

Il faut également distinguer les règles générales et le motif individuel. Publier un règlement décrivant les catégories de ressources est utile pour la prévisibilité, mais ne prouve pas que le classement de cette famille est exact. Communiquer son revenu enregistré est utile pour la vérification, mais n’explique pas nécessairement comment le traitement l’a utilisé. La réponse doit articuler les deux niveaux. Une même pièce peut y contribuer, à condition que le lien soit clairement exposé.

Lorsque le parent demande la liste de tous les candidats pour vérifier son classement, la réponse doit tenir compte des droits des tiers et des secrets protégés. Un refus intégral n’est pas toujours la seule solution ; des informations adaptées ou des documents occultés peuvent permettre une compréhension sans divulgation excessive. La possibilité de communiquer une pièce particulière dépend cependant de son contenu et du régime applicable. Le service doit motiver son choix au lieu de promettre une transparence sans limite.

Une objection fréquente consiste à soutenir que le dossier technique est trop complexe pour l’usager. Cette complexité commande un effort d’explication, pas l’abandon du droit. Le service peut distinguer une réponse accessible et des éléments plus détaillés utiles à l’examen par une autorité ou un juge. Il doit surtout vérifier que l’explication reste fidèle aux opérations effectivement réalisées. Un exemple simplifié qui produit un résultat différent du traitement réel rendrait la contestation plus difficile.

Dun & Bradstreet Austria apporte également une réponse au conflit avec les secrets d’affaires. Lorsque le responsable estime certaines informations protégées, il doit les communiquer à l’autorité de contrôle ou à la juridiction compétente, qui met en balance les droits et intérêts en présence. La solution écarte un veto unilatéral du prestataire sans imposer une divulgation publique indistincte. Appliquée avec prudence au cas municipal, elle justifie de préparer un dossier examinable par l’autorité compétente et de distinguer les explications accessibles à l’usager des éléments confidentiels nécessaires au contrôle. Le contrat du prestataire doit permettre cette coopération. ^[7]

Choisir une voie adaptée et préserver les preuves

En cas de refus de communication d’un document relevant de sa compétence, la Commission d’accès aux documents administratifs peut être saisie dans le cadre de la procédure prévue à cet effet. La CADA rappelle que cette saisine constitue un préalable au contentieux du refus de communication. Elle demande notamment la demande initiale et le refus. Elle ne statue pas, à cette occasion, sur la légalité de la décision d’inscription et ne délivre pas elle-même le document sollicité. ^[5]

Cette distinction est décisive dans le cas étudié. Le parent peut obtenir un avis favorable à la communication des règles du traitement et rester sans place tant que le refus d’inscription n’a pas été réexaminé ou contesté par la voie appropriée. Réciproquement, l’administration peut corriger immédiatement une erreur et revoir le dossier sans attendre la fin d’une procédure de communication. Le calendrier de chaque démarche doit être identifié ; une demande documentaire ne doit pas être présentée comme suspendant automatiquement toute autre échéance.

Pour les violations alléguées du RGPD, le règlement prévoit une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, ainsi que des recours juridictionnels contre certaines décisions ou inactions de cette autorité et contre le responsable du traitement ou le sous-traitant. Ces mécanismes protègent les droits relatifs aux données. Leur existence ne dispense pas de déterminer la voie pertinente pour discuter la décision administrative elle-même, ni de vérifier les conditions procédurales de chaque action. ^[6]

Le dossier de contestation doit conserver les demandes, les réponses et leurs dates, puis identifier le désaccord encore ouvert. La famille conteste-t-elle le montant enregistré, le coefficient appliqué, la règle de priorité ou le refus de réexamen ? Cette précision aide l’administration à répondre et le juge à identifier ce qui est discuté. Elle évite aussi que la correction d’une erreur matérielle soit présentée comme réglant une objection juridique distincte contre un critère.

Réexaminer sans effacer l’histoire du dossier

Le réexamen doit être confié à une personne capable d’examiner les éléments invoqués et de modifier l’analyse dans le cadre de ses compétences. L’article 47 de la loi Informatique et Libertés exclut qu’une décision statuant sur un recours administratif soit prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé de données personnelles. Relancer le même calcul sans apprécier l’argument du parent ne suffit donc pas lorsque cette interdiction s’applique. ^[4]

Dans le cas fictif, l’agent vérifie le justificatif, corrige le revenu, examine les effets sur la catégorie et reprend le classement selon les règles pertinentes. Il note la correction et distingue le résultat initial du résultat réexaminé. Si une place n’est toujours pas disponible, il explique pourquoi. Si une nouvelle décision est nécessaire, l’autorité compétente la prend et la notifie. Le réexamen humain permet ainsi une correction réelle sans promettre un avantage que les règles du service ne donnent pas.

La transparence a aussi une limite pratique : une procédure trop lourde peut retarder toutes les réponses. La solution consiste à documenter dès l’instruction les éléments déterminants, à prévoir une restitution compréhensible et à organiser les responsabilités. Chaque contestation ne devrait pas nécessiter de reconstruire tout le système. Les erreurs répétées de catégorie peuvent ensuite conduire à une correction du processus, mais cette amélioration collective ne remplace pas le traitement du dossier individuel.

Un dossier contestable est donc un dossier dont les éléments essentiels peuvent être discutés. Il relie les faits, le traitement et la décision, distingue les demandes portant sur les données de celles portant sur l’acte et permet un réexamen doté d’une véritable capacité d’action. Cette organisation protège l’usager contre une réponse circulaire et aide l’administration à corriger une erreur, défendre un choix légal ou reconnaître qu’un critère doit être revu.